Szykujesz swoich pracowników do zagranicznej podróży służbowej? Jak dopełnić formalności i o czym musisz pamiętać, jeśli chodzi o delegacje zagraniczne? Dowiedz się, jak powinna wyglądać podróż służbowa – dokumenty, booking biletów, dieta i nie tylko!
Definicja podróży służbowej według prawa
Artykuł należy oczywiście rozpocząć od definicji podróży służbowej. Uznaje się za nią każdy wyjazd na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy. Celem podróży musi być miasto, w którym nie znajduje się siedziba firmy lub miejsce wykonywanej pracy. Na miejscu zaś pracownik wykonuje zadanie zlecone przez pracodawcę.
Tego typu podróż ma charakter tymczasowy oraz incydentalny. Co ciekawe, w polskich przepisach podatkowych nie istnieje jednoznaczny termin „podróży służbowej”, co rodzi mnogość interpretacji przepisów i rozliczeń kosztów wynikających z tego tytułu. Więcej o tym już za moment.
Podróż służbowa czy oddelegowanie? Różnica jest znacząca!
W zapisach Kodeksu Pracy istnieje rozróżnienie na podróż służbową oraz oddelegowanie do pracy za granicą. Kluczowym rozróżnieniem często jest czas podróży służbowej. Oddelegowanie bowiem trwa dłużej – zazwyczaj kilka tygodni, a nawet miesięcy. Na miejscu pracownik wykonuje te same zadania, co w swoim pierwotnym miejscu pracy. Za granicą obejmują go również reguły miejscowego kodeksu pracy, co tyczy się również na przykład wyższej płacy minimalnej.
Podróż służbowa daje natomiast pracodawcy możliwość powierzenia pracownikowi wykonywanie innej pracy niż ustalona w umowie o pracę. Ma ograniczenie czasowe – może trwać maksymalnie 3 miesiące. Są to uzasadnione i wyjątkowe sytuacje, kiedy pracodawca ma potrzebę skierowania pracownika do wykonywania innej pracy, jednak przy założeniu, że zadania będą odpowiadać kwalifikacjom i kompetencjom pracownika.
Jeżeli pracodawca wysyła swojego pracownika w podróż służbową, ma obowiązek pokrycia kosztów. Jednym z takich wydatków jest dieta, która służy pokryciu kosztów wyżywienia w czasie podróży. W przypadku podróży krajowej jest naliczana dla wyjazdu, który trwa minimum 8 godzin. Jeśli chodzi o podróż zagraniczną, to za każdą pełną dobę pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości 100%, 50% diety za 8 do 12 godzin i 30% diety do 8 godzin. Tylko podróż ściśle powiązana z charakterem prowadzonej działalności może zostać wliczona do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności.
Planowanie podróży służbowej samolotem krok po kroku – sprawdź, jak się za to zabrać!
Podróż z tytułu podróży służbowej nakłada na przedsiębiorcę sporo obowiązków. Pracownikom przysługuje odpowiednia wysokość diety za dobę podróży zagranicznej (oraz krajowej podróży służbowej). Konieczny jest również zwrot kosztów podróży czy za nocleg, a także pokrycie innych koniecznych wydatków. W przypadku długiego czasu trwania wyjazdu, do gry wchodzi oddelegowanie, co wymaga również zmian w umowie.
Jak jednak zorganizować samą podróż służbową pod kątem transportu swoich podwładnych z punktu A do punktu B? W pierwszej chwili może wydawać się to trudnym zadaniem, szczególnie jeśli w firmie piętrzą się obowiązki. W praktyce jednak nie musi być to duże wyzwanie. Wystarczy, że odpowiednio ustalisz czas trwania podróży i dopniesz wszelkie formalności z właściwym wyprzedzeniem – dzięki temu unikniesz stresu, a także zwiększonych kosztów!
Organizacja wyjazdu służbowego – nie zwlekaj z rezerwacjami!
Bilety lotnicze czy dostępność bazy noclegowej, szczególnie w przypadku popularnych kierunków, mogą rozchodzić się niczym ciepłe bułeczki. To właśnie dlatego koniecznie powinieneś przejść do rezerwowania lotów i zakwaterowania jak najszybciej. W przeciwnym wypadku może pojawić się problem ze znalezieniem odpowiednich połączeń lub noclegu dla Twoich pracowników. W najlepszym wypadku zaś będziesz musiał o wiele głębiej sięgnąć do kieszeni, by „spiąć” cały plan podróży. To jedna z niewielu sytuacji w biznesie, gdzie pośpiech wcale nie musi być złym doradcą!
Czas jest cenny – nie narażaj pracowników na stres i nerwy
Organizacja wyjazdu służbowego nie ogranicza się jedynie do zakupu biletów na dany dzień. Jeśli dla przykładu celem podróży jest konferencja, ważne spotkanie czy inne wydarzenie, zawsze musisz zadbać o pewien bufor czasowy. Nie chcesz chyba, żeby na istotne negocjacje przedstawiciele Twojej firmy przybyli zlani potem lub całkowicie spięci!
Unikaj więc sytuacji, w której czas przylotu i transferu z lotniska na miejsce wydarzenia jest dopasowany na żyletki. Zadbaj o to, by pracownicy zawsze mieli przynajmniej godzinę odpoczynku i przygotowania do wydarzenia. Podobnie sprawa wygląda z odlotem – przebicie się przez zatłoczone miasto może być prawdziwą udręką. Tu również zadbaj o odpowiedni bufor czasowy.
Podróż służbowa – dokumenty, których może potrzebować pracownik
Każdy pracownik ruszający w delegacje zagraniczne musi mieć oczywiście dokument tożsamości, a także wizy i zaświadczenia zdrowotne, jeśli dane państwo takowych potrzebuje. Przydatne może okazać się też ubezpieczenie podróży (więcej o tym już za chwilę).
Pamiętaj też, by przygotować swojemu podwładnemu polecenie wyjazdu służbowego. Dzięki temu kluczowe formalności zostaną dopełnione. Jeśli pracownik ma opłacać wydatki na miejscu kartą służbową, wydaj mu ją zawczasu. W przypadku używania samochodu prywatnego również będzie potrzebna pisemna zgoda obu stron.
Dojazd na lotnisko – jak do tego podejść?
Pracownik podczas podróży służbowej musi również w jakiś sposób dotrzeć na lotnisko. Istnieje na to kilka sposobów. Możesz dla przykładu pokryć koszt związany z opłaceniem taksówki. Innym dobrym ruchem jest zarezerwowanie miejsce parkingowego w pobliżu lotniska. Dobrym przykładem w przypadku portu Kraków-Balice jest oczywiście ParkujGo, które działa także z przedsiębiorstwami. Dzięki temu auto służbowe jest bezpieczne na cały czas pobytu za granicą, a pracownik nie musi martwić się transportem do i z terminalu!
Ubezpieczenie podróży służbowej – kiedy może się przydać podczas lotu?
Ubezpieczenie podróży służbowej może przydać się zawsze, tak samo, jak karta EKUZ. Dodatkowe ubezpieczenie lotu uchroni jednak przed dodatkowymi komplikacjami. Opóźnienie lub odwołanie lotu zapewni pracownikowi alternatywne połączenie i nocleg na koszt linii lotniczej. Możliwe jest również pełne pokrycie nowego biletu. W przypadku uszkodzenia lub kradzieży bagażu także będzie można liczyć na rekompensatę. Niektóre linie oferują również ubezpieczenie od spóźnień czy rezygnacji z podróży, co w przypadku dynamicznych delegacji może być na wagę złota.
Co z dietą? Ile powinna wynosić?
Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, jakie należności czekają na Ciebie w kontekście stawek diety dla swoich pracowników. Kiedy musi być to dieta w pełnej wysokości, a kiedy nie? Ile będzie ona wynosić za dobę? Warto w takiej sytuacji skorzystać ze specjalnych kalkulatorów. Natrafisz na nie bez problemu w Internecie i zdecydowanie pomogą Ci one w rozeznaniu się w kluczowych kosztach.
Planowanie podróży służbowej nie musi zdejmować snu z powiek!
Widać jak na dłoni, że podróż służbowa nie musi być tak skomplikowana. Wystarczy tylko odpowiednie podejście i odpowiednie planowanie! Zagraniczny wyjazd na spotkanie czy konferencję może być naprawdę świetnym doświadczeniem dla Twoich pracowników i kapitalnym sposobem na promocję przedsiębiorstwa. Warto więc zadbać o swój spokój i podejść do planowania konkretnie, lecz bez nerwów.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Jak najszybciej. Liczba dostępnych biletów lotniczych i baza noclegowa może skurczyć się zaskakująco szybko. Jeśli chcesz zapewnić pracownikom odpowiednie połączenia i nie chcesz przepłacać, warto się pospieszyć.
Delegacja jest krótsza i może wymagać innych zadań niż te wpisane w umowę. Oddelegowanie może trwać nawet kilkanaście miesięcy i nie zmienia charakteru pracy, a jedynie miejsce jej wykonywania.
Wymagany jest dokument tożsamości, w zależności od państwa potrzebna może być również wiza i zaświadczenie zdrowotne. Pracodawca musi również wystawić polecenie wyjazdu służbowego.
Zdjęcie wyróżniające oraz grafiki wykorzystane w artykule: Designed by Magnific – https://www.magnific.com/
